RGPD: O que muda nas empresas

RGPD. Estas quatro letras têm sido capazes de provocar arrepios em qualquer pessoa que trabalhe no sector das tecnologias.

RGPD

De facto, o novo Regulamento Geral de Protecção de Dados que substitui o anterior enquadramento legal sobre protecção de dados pessoais, tem assustado toda a gente, principalmente quando se fala em penalizações e coimas. O valor pode ir até 4% da facturação da empresa ou 20 milhões de euros.

Apesar de ser um regulamento europeu, o RGPD, é apenas um primeiro passo de uma mudança profunda relativamente à recolha e processamento de dados dos utilizadores. O regulamento está em aplicação desde a passada sexta-feira. No entanto, ainda há muitas dúvidas entre os profissionais. Se ainda não parou para tentar perceber este novo momento de forma profunda, é preciso estar atento, pois já não há muito mais tempo a perder.

O impacto do RGPD nos negócios: algumas mudanças importantes


Antes de qualquer nova informação, é importante que saiba que o RGPD se aplica a todas as empresas, associações e organismos públicos que tenham um estabelecimento em qualquer país da União Europeia.

Além dessas, também estão enquadradas as empresas com sede fora da UE, mas que recolhem e processam dados pessoais de cidadãos residentes na União Europeia. Um ponto crucial que deve ser levado em consideração a partir de agora, é o facto de que o RGPD exige o consentimento mediante um acto positivo claro, do utilizador do seu serviço/produto, que indique uma manifestação de livre vontade, específica, informada e inequívoca de cada cliente na sua base. Ou seja, a partir de agora, o visitante/utilizador passa a ter o controlo sobre o consentimento, a entrega, processamento e utilização dos seus dados.

Podemos usar a subscrição de uma newsletter como um exemplo simples: se antes bastava apenas escrever o email no campo de assinatura, com o novo regulamento, é fundamental que o utilizador receba um email para confirmar que foi ele quem fez esta subscrição, de forma a registar o interesse naquele envio.

Para se adaptar a esta nova realidade, é preciso fazer ajustes, e essas definições têm impacto em diversos aspectos de uma empresa. Nomeadamente
  • Cookies: já há algum tempo, é possível observar a presença de uma box na maioria dos websites a avisar os visitantes sobre a criação dos cookies. Estes ficheiros pequeninos são muito positivos para ambas as partes, pois permitem uma melhor experiência para o utilizador no website.  A partir de 25 de Maio, é preciso sinalizar esta recolha e solicitar a autorização do seu visitante.
  • Política de privacidade: trata-se da actualização da Política de Privacidade, de forma a estar alinhada com o que propõe o RGPD. 

Podemos citar, por exemplo, a necessidade da indicação de como e quando os dados são recolhidos, referir o tempo de conservação, a referência específica da recolha de dados para o marketing, entre outros pontos. Além disso, é importante que a empresa tenha as informações documentadas, pois o utilizador tem o direito de questionar o uso dos dados, assim como pedir a exclusão dos mesmos.

Portanto, tenha registado a data e hora do último consentimento, a forma como este contacto foi feito e algum indicador que deixe clara e documentada a autorização.

O que a equipa de marketing precisa saber


Neste novo cenário, as equipas de marketing assumem um papel ainda mais importante dentro das empresas. É este o sector responsável por implementar esta nova mentalidade, principalmente por estar à frente das mudanças e por ser o primeiro a movimentar-se quando é preciso gerir uma crise.

E não é apenas com o impacto financeiro que o marketing deve estar preocupado, pois as consequências do RGPD criam uma situação vulnerável para a reputação da empresa, do CEO e de todo o quadro de gestores.

A equipa de marketing precisa de liderar a consciencialização de toda a empresa e trabalhar com resiliência durante este período. No que toca à parte prática, é preciso saber sempre:
  • Onde estão armazenados os dados 
  • Quem tem o acesso 
  • Documentar todas as informações 

É só com o registo de todas estes movimentos, que uma empresa pode estar na linha de frente da segurança dos dados dos seus clientes e da sua própria segurança.

Para alcançar todos estes pontos, torna-se cada vez mais indispensável o uso de ferramentas de automação de marketing. A partir delas, é possível controlar e gerir a sua base de contactos, criar fluxos automatizados que respeitam as vontades do utilizador e, claro, ter tudo registado e documentado numa plataforma segura.

Há no entanto, pontos muito positivos que devem ser apontados. Com a necessidade do consentimento do utilizador, podemos afirmar que o marketing atinge um novo momento. A empresa passa a falar com uma base de leads realmente interessada no seu produto e/ou serviço e cria-se uma relação de confiança e respeito entre as partes envolvidas.

Fonte: ComputerWorld

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